(Neue) Mitarbeiter einarbeiten – erfolgreich und nachhaltig

Unzufriedene Mitarbeiter:innen und infolgedessen Kündigungen müssen nicht sein. Reduzieren Sie die Fluktuation Ihrer Mitarbeitenden nachhaltig, indem Sie Ihre neuen Teammitglieder erfolgreich einarbeiten. In diesem Artikel liefern wir Ihnen einen Überblick über Gründe, Ziele und die einzelnen Phasen der Einarbeitung. Außerdem geben wir Ihnen wertvolle Werkzeuge für die Einarbeitung Ihrer neuen Mitarbeiter:innen an die Hand.

Inhalt

• Warum ist die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden so wichtig?
• Ziele der Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Onboarding in vier Phasen
  • Phase 1: die Zeit nach der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag
  • Phase 2: die erste Arbeitswoche im neuen Unternehmen
  • Phase 3: von der zweiten Woche bis zum Ende der Probezeit
  • Phase 4: die Zeit nach der Probezeit bis zu einem Jahr im neuen Unternehmen
• Möglichkeiten der Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Einarbeitungsplan
  • Einarbeitung nach der vier Stufen-Methode
  • Einarbeitungs-Wiki
  • Mentoring-Modell
• Fazit: Bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden sind Sie als Führungskraft gefragt

Warum ist die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden so wichtig?

Es lohnt sich, Ihre wertvolle Zeit und die Ihres Teams in die strukturierte und durchdachte Einarbeitung neuer Teammitglieder zu investieren. Hier sind die wichtigsten Gründe dafür:

• Zeitersparnis: Nur auf den ersten Blick verlieren Sie Zeit während eines intensiven Einarbeitungsprozesses. Unterm Strich gewinnen Sie Zeit, da die neuen Teammitglieder durch eine gute Einarbeitung weniger Fehler machen und schneller effizienter arbeiten können.
• Kostenersparnis:
  • Durch strukturierte Prozesse erlangen die Mitarbeitenden schneller ihre volle Leistungsfähigkeit und können so produktiver arbeiten.
  • Die neuen Teammitglieder fühlen sich durch eine gute fachliche und soziale Einarbeitung wertgeschätzt und im Unternehmen gut aufgehoben. Ihre Motivation, sich für das Unternehmen einzusetzen, steigt. Die Anzahl der Kündigungen hingegen sinkt.
  • Sollte ein langfristiges Beschäftigungsverhältnis doch nicht möglich sein, können beide Parteien dies durch die enge Zusammenarbeit während der Einarbeitung schneller herausfinden.
• Besseres Image des Unternehmens: Zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tragen zum guten Ruf Ihres Unternehmens immens bei. Die Akquise neuer Mitarbeitenden wird dadurch erleichtert.

Ziele der Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Das Hauptziel der Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen besteht darin, diese in das Unternehmen als produktive, vollwertige und zufriedene Teammitglieder zu integrieren. Eine gute Einführung der neuen Mitarbeitenden in das Unternehmen erfasst stets mehrere Ebenen: So gilt es neue Teammitglieder

• fachlich einzuarbeiten (fachliche Ebene),
• sozial zu integrieren (soziale Ebene),
• und ihnen die Unternehmenskultur zu vermitteln (werteorientierte Ebene).

Onboarding in vier Phasen

Der englische Begriff „Onboarding“ stammt aus dem Personalmanagement. Er veranschaulicht schön das „An-Bord-Nehmen“ der neuen Mitarbeitenden, indem sie durch einen systematischen Einarbeitungsprozess in das Unternehmen integriert werden. Das Onboarding beginnt mit der Unterschrift des Arbeitsvertrags. In der Regel ist die Einarbeitung frühestens mit dem Ende der Probezeit und spätestens nach einem Jahr im Unternehmen abgeschlossen. Sicherlich variieren die einzelnen Schritte der Einarbeitung von Betrieb zu Betrieb. Dennoch ist es hilfreich, sich zur besseren Orientierung die vier Phasen des Onboardings vor Augen zu führen. Jede Phase hat unterschiedliche Schwerpunkte.

Phase 1: die Zeit nach der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag

Die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter hat den Arbeitsvertrag unterschrieben. Dieser Vorgang ist in der Regel positiv behaftet. Die Freude ist groß, sowohl auf der Seite der Arbeitgebenden als auch auf der Seite der Arbeitnehmenden. Oft vergehen jedoch Wochen oder sogar Monate bis zum ersten Arbeitstag. Und diese Zeit, die sogenannte Preboarding-Phase, gilt es effektiv zu nutzen. Hierbei ist es wichtig, dass Sie mit dem neuen Teammitglied bis zum ersten Arbeitstag in Kontakt bleiben, seinen Arbeitsplatz gründlich vorbereiten und die Zuständigkeiten im Team festlegen.

• Mit den neuen Mitarbeiter:innen in Kontakt bleiben

  • Schicken Sie einen persönlichen Gruß vom Team per Postkarte oder E-Mail oder gar ein Willkommensgeschenk. Hatte das neue Teammitglied nach der Vertragsunterschrift Geburtstag? Dann gehören Glückwünsche auf die Postkarte.
  • Der Arbeitsweg und die Arbeitszeiten am ersten Tag bzw. in der ersten Arbeitswoche sollten den neuen Teammitgliedern klar mitgeteilt werden, am besten schriftlich.
  • Schicken Sie den neuen Mitarbeiter:innen schon im Vorfeld erste wichtige Unterlagen über Abläufe, Themen und Projekte in Ihrem Unternehmen. Steht eine Firmenfeier an? Dann laden Sie die neuen Mitarbeiter:innen ein.

• Arbeitsplatz vorbereiten

  • Überprüfen Sie den Arbeitsplatz auf Vollständigkeit, Funktionalität, Sauberkeit, Ordnung und Bequemlichkeit.
  • Gerne können Sie die Neuen mit einem kleinen Willkommensgeschenk am Arbeitsplatz überraschen.

• Zuständigkeiten klären

  • Benennen Sie eine geeignete Mentorin oder einen geeigneten Mentor, an die oder den sich neue Mitarbeiter:innen mit ihren Fragen jederzeit wenden können.
  • Passen Sie einen vorhandenen Einarbeitungsplan an den neuen Job an oder erstellen Sie einen neuen Plan.
  • Stellen Sie Schulungsunterlagen zusammen.
  • Planen Sie die erste Woche der neuen Mitarbeiter:innen im Team. Hierbei sollten die Zuständigkeiten der einzelnen Teammitglieder geklärt werden.

Phase 2: die erste Arbeitswoche im neuen Unternehmen

Der Fokus der ersten Arbeitswoche liegt ganz klar auf dem Kennenlernen. Es ist sehr zu empfehlen, dass die Führungskraft mit den neuen Mitarbeiter:innen möglichst bald das erste Gespräch führt. In der ersten Arbeitswoche stehen viele Punkte auf der Agenda.

• Begrüßung

  • Im Kennenlerngespräch mit der Führungskraft sollten das Unternehmen sowie Ziele und Werte des Unternehmens vorgestellt werden.
  • Erwartungen und Wünsche der Führungskraft und die des neuen Teammitglieds sollten bereits am Anfang geäußert werden.
  • Besprechen Sie grob das Aufgabenfeld der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters.
  • Die Mentorin oder der Mentor und andere Teammitglieder sollten der oder dem Neuen vorgestellt werden.

• Allgemeine Informationen vermitteln

  • Machen Sie mit den neuen Mitarbeiter:innen einen Rundgang durch das Unternehmen. Zeigen Sie, wo sich die Kantine, die Kaffeeküche, der Parkplatz etc. befinden.
  • Besprechen Sie mit dem neuen Teammitglied seine Arbeitszeiten, die Pausenregelung, die Urlaubsplanung usw.
  • Wo und wie finden die neuen Mitarbeiter:innen die richtigen Ansprechpartner:innen zu unterschiedlichen Fragestellungen? Gibt es eine gut zugängliche Kontaktliste?

• Konkrete Aufgaben der zu besetzenden Stelle vorstellen

Diese Fragen sollten auf jeden Fall beantwortet werden:

• Welche Projekte betreffen die neuen Teammitglieder?
• Wie können sie sich schon jetzt daran beteiligen?
• Welches Fachpersonal ist in diese Projekte wie eingebunden?

• Arbeitsplatzeinweisung

Folgende Punkte sind bei der Arbeitsplatzeinweisung besonders wichtig:

• Wo finden die neuen Mitarbeitenden was an ihrem Arbeitsplatz?
• Weisen Sie die neuen Mitarbeiter:innen in den Umgang mit der Software ein.
• Denken Sie an sämtliche Zugänge und Passwörter.
• Stellen Sie den neuen Mitarbeitenden für das selbstständige Studieren Inhalte, die wenig erklärungsbedürftig sind, auf einer e-Learning-Plattform oder im Einarbeitungs-Wiki zur Verfügung.

Phase 3: von der zweiten Woche bis zum Ende der Probezeit

In der dritten Phase werden die bereits in der zweiten Phase meist oberflächlich angesprochenen Aufgaben vertieft und erweitert. Die neuen Mitarbeitenden tauchen nach und nach immer mehr in ihre Projekte ein. Sie lernen die Teamstruktur besser kennen und entwickeln ein gutes Gespür für die Unternehmenskultur. Regelmäßige Feedbackgespräche sind in dieser Phase sehr wichtig. So können auch Fragen, die die neuen Mitarbeiter:innen nicht von sich aus ansprechen, geklärt werden. Seien Sie dankbar für konstruktive Kritik seitens neuer Mitarbeiter:innen. Maßnahmen wie Teambuilding-Events sollten unbedingt auf der Tagesordnung stehen. Das erleichtert die Integration der neuen Mitarbeiter:innen ins Unternehmen.

Phase 4: die Zeit nach der Probezeit bis zu einem Jahr im neuen Unternehmen

Nach der Probezeit haben die neuen Mitarbeiter:innen die wichtigsten Vorgänge im neuen Unternehmen bereits gut verinnerlicht. Sie sollten nun ihre Aufgaben selbstständig ausführen und eigene Ideen einbringen können. Bis die Einarbeitung ganz abgeschlossen ist, kann es jedoch bis zu einem Jahr dauern. Besprechen Sie in dieser Zeit unbedingt die Zielsetzungen mit den neuen Teammitgliedern. Durch regelmäßige Workshops, Schulungen und Teambuilding-Maßnahmen können Sie das Erreichen dieser Ziele fördern. Am Ende der vierten Phase haben Sie im besten Fall voll ausgebildete, bestens integrierte und sehr engagierte Mitarbeitende, die selbst als Mentorinnen oder Mentoren für neue Teammitglieder fungieren können.

Möglichkeiten der Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten und Methoden für die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden. Einige besonders bewährte stellen wir Ihnen hier vor.

Mitarbeiter einarbeiten: Einarbeitungsplan

Um wichtige Punkte nicht zu vergessen und um über den Einarbeitungsstand der neuen Mitarbeiter:innen nicht den Überblick zu verlieren, lohnt es sich, einen Einarbeitungsplan auszuarbeiten. Hierbei kann es sich um einen klassischen, mit Word oder Excel erstellten, Einarbeitungsplan handeln. Die Alternative: Sie nutzen eine Onboarding Software oder App, mit der Sie digitale Einarbeitungspläne individuell gestalten können. Ein guter Einarbeitungsplan sollte mindestens folgende Aspekte beinhalten:

• Auflistung der Projekte, Tätigkeiten und Arbeitsziele des neuen Teammitglieds für die nächsten Zeit;
• Einarbeitungsmaßnahmen wie zum Beispiel in die Thematik einführende Kurse;
• Übersicht über die Verantwortlichen für die Einarbeitung;
• Zeitplan für die einzelnen Einarbeitungsschritte;
• Termine für Feedbackgespräche.

Einarbeitung nach der Vier Stufen-Methode

Bei der Vier Stufen-Methode handelt es sich um eine branchenübergreifende Methode, die sich bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden bewährt hat. Folgende vier Stufen werden unterschieden:

• Stufe 1: Sie erklären dem neuen Teammitglied die zu erledigende Aufgabe.
• Stufe 2: Sie zeigen der oder dem neuen Mitarbeiter:in, wie Sie die Aufgabe erledigen und erklären die einzelnen Schritte.
• Stufe 3: Die oder der neue Mitarbeiter:in macht die gezeigten Arbeitsschritte nach. Sie oder er erklärt dabei die auszuführenden Schritte. Sie überwachen die Durchführung und greifen bei Fehlern ein oder beantworten Fragen.
• Stufe 4: Das neue Teammitglied erledigt die gelernte Aufgabe eigenständig und vertieft das Gelernte durch Üben.

Einarbeitungs-Wiki

Wenn häufig neue Mitarbeiter:innen eingestellt werden, sollte man über ein sogenanntes „Einarbeitungs-Wiki“ nachdenken. Hierbei handelt es sich um die Dokumentation folgender Inhalte im Intranet:

• Aufgaben und Arbeitsabläufe,
• Checklisten,
• Erfahrungsberichte,
• Protokolle,
• FAQs etc.

Die neuen Teammitglieder können sich auf diese Weise unkompliziert wichtige Informationen, die die Einarbeitung betreffen, aneignen. Für das Unternehmen bleibt das Wissen, das aus der Erfahrung durch den Einarbeitungsprozess entstanden ist, erhalten. Es kann jederzeit aufgerufen und erweitert sowie bei Neuerungen in Prozessen abgeändert werden.

Mentoring-Modell

Definition

Mentoring ist die „Tätigkeit einer erfahrenen Person (Mentor/in), die ihr fachliches Wissen und ihre Erfahrungen an eine unerfahrene Person (Mentee) weitergibt“ (Quelle: Gabler Wirtschaftslexikon).

Die Aufgaben der Mentorin oder des Mentors

Die oder der Mentor:in unterstützt das neue Teammitglied in der beruflichen und persönlichen Entwicklung. Beim Mentoring geht es um Vermittlung von praktischen Tipps, Einführung in Netzwerke oder Bekanntmachen mit ausgesprochenen und unausgesprochenen Regeln im Unternehmen. Außerdem steht die oder der Mentor:in der oder dem Neuen für Fragen jederzeit zur Verfügung. So soll die oder der neue Mitarbeiter:in sich möglichst schnell im Unternehmen zurechtfinden und effektiv und nachhaltig eingearbeitet werden.

Die Auswahl der richtigen Mentorin oder des richtigen Mentors

Als Mentorin oder Mentor sollte eine erfahrene Person, gerne auch eine erfahrene ausscheidende Mitarbeiterin oder ein erfahrener ausscheidender Mitarbeiter, fungieren. Hierbei ist es wichtig, dass die Mentorin oder der Mentor neben den fachlichen Kenntnissen gute kommunikative und soziale Fähigkeiten mitbringt und sich mit der Unternehmenskultur auskennt. In jedem Fall sind ein hohes Maß an Engagement der Mentorin oder des Mentors, Offenheit und Transparenz für das Gelingen der Mentoring-Methode unabdingbar. Das Modell steht und fällt mit der Auswahl der richtigen Mentorin oder des richtigen Mentors.

Fazit: Bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden sind Sie als Führungskraft gefragt

Modernste Arbeitsplätze für die Neuen, der beste Einarbeitungsprozess und Kenntnisse über sämtliche Methoden der Einarbeitung – all das ist nichts wert, wenn Sie als Führungskraft beim Onboarding nicht mit an Bord sind. Nutzen Sie unbedingt die Möglichkeit, Ihre neuen Mitarbeiter:innen persönlich kennenzulernen und bei ihrer Einarbeitung so viel wie möglich mitzuwirken. Auf diese Weise etablieren Sie eine Kultur des gegenseitigen Wertschätzens, die sich auf viele Bereiche in Ihrem Unternehmen positiv auswirkt. Denn letztendlich ist eine erfolgreiche und nachhaltige Einarbeitung zuallererst Sache der Führungskraft.